Phần mềm quản lý doanh nghiệp, hay còn gọi là phần mềm ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một mô hình công nghệ tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module của một gói phần mềm duy nhất. ERP giúp tự động hoá từ A đến Z các hoạt động liên quan tới tài nguyên của doanh nghiệp.
Tuy vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng có điều kiện để sở hữu toàn bộ phần mềm ERP, và không phải tất cả doanh nghiệp đều cần dùng hết những tính năng của ERP. Do đó, nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng một số phần mềm quản lý phổ biến, được tách ra từ ERP thay vì phần mềm ERP hoàn chỉnh. Sau đây là một số phần mềm được sử dụng nhiều nhất, phù hợp với những mục đích khác nhau của từng doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý dự án
Phần mềm quản lý dự án là phần mềm hỗ trợ các thành viên lên kế hoạch cho dự án và quản lý thời gian hiệu quả hơn. Ngoài ra, những phần mềm này còn theo dõi và quản lý các nguồn lực cũng như các chi phí đầu tư trong quá trình làm dự án.
Các chức năng chính
- Quản lý thông tin dự án
- Lên kế hoạch chi phí và nguồn lực: hỗ trợ lên kế hoạch, dự tính thời gian dựa trên dữ liệu từ dự án trước, sắp xếp nguồn lực để tối ưu công việc.
- Giám sát và quản lý dự án: hỗ trợ giám sát tiến độ thực hiện công việc của các thành viên, bao gồm tiến độ của từng phần việc cũng như của toàn bộ công việc được giao; hỗ trợ giám sát kế hoạch và sử dụng chi phí; các thông tin này sau đó được sử dụng để phân tích và đưa lên các báo cáo quản lý dự án.
- Quản lý và chia sẻ thông tin: gồm các công cụ cơ bản để chia sẻ tập tin hoặc nhắn tin nội bộ.
Phần mềm hỗ trợ bán hàng tự động (Sales Force Automation Software)
Ngoài việc tiếp cận khách hàng và bán hàng, đội ngũ bán hàng còn phải thực hiện vô số các công việc không tên và lặp đi lặp lại như quản lý hồ sơ khách hàng, tạo hợp đồng, chứng từ, hồ sơ, gửi email chăm sóc khách hàng, đánh giá hiệu quả cuộc gọi, báo giá… Để giảm thiểu thời gian cũng như tập trung nguồn lực vào việc khác quan trọng hơn, các công việc này hoàn toàn có thể được tự động hóa. Việc tự động này được thực hiện thông qua phần mềm bán hàng tự động.
Bên cạnh đó, phần mềm này còn giúp nhân viên bán hàng quản lý và phân loại danh sách khách hàng mục tiêu, theo dõi hành vi khách hàng, cập nhật bảng giá công ty… Những việc này phục vụ cho quá trình phân tích thị trường và khách hàng, nhằm giúp bộ phận bán hàng đưa ra những chiến lược phù hợp và hiệu quả hơn.
Các tính năng chính
- Quản trị quy trình mua hàng: Phần mềm hỗ trợ theo dõi, tập hợp thông tin của khách hàng kể từ bước đầu tiên cho đến quyết định mua của khách hàng và tự động giao việc cho nhân viên bán hàng của công ty trong suốt quá trình này.
- Sắp xếp lịch làm việc: Hỗ trợ nhân viên bán hàng sắp xếp các cuộc gọi hoặc email chăm sóc khách hàng trong ngày hoặc trong tháng. Ngoài ra, các phần mềm quản lý còn có thể giao việc tự động dựa vào đánh giá năng lực trên nhiều khía cạnh của từng nhân viên, cung cấp các thông tin cần thiết về khách hàng, từ đó nâng cao khả năng bán hàng.
- Đánh giá và phân loại khách hàng: Dựa trên các hành vi và tương tác của khách hàng, phần mềm sẽ tự động cho điểm và đánh giá cơ hội bán hàng. Từ đó đội ngũ bán hàng có thể tập trung vào các nhóm khách hàng có điểm cơ hội cao để tăng hiệu quả bán hàng.
- Quản lý đội ngũ bán hàng: Với các nhân viên bán hàng ít khi có mặt tại doanh nghiệp, phần mềm hỗ trợ đặt và nhắc lịch họp cho các thành viên thay vì phải thông báo cho từng người. Ngoài ra việc tự động hóa đặt lịch còn giúp hạn chế tình trạng đặt trùng lịch cho một nhân viên.
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Phần mềm CRM được doanh nghiệp sử dụng để quản lý quan hệ, lưu trữ các thông tin và tự động hóa một số quy trình trong hành trình mua hàng của khách hàng thông qua marketing và phễu bán hàng. Phần mềm CRM giúp theo dõi các tương tác giữa khách hàng với công ty và tập hợp thông tin về khách hàng. Điều này làm tăng khả năng tương tác cũng như mua hàng của khách hàng. Sau đó, các nhân viên marketing và kinh doanh có thể quản lý và phân tích mối quan hệ với các nhóm khách hàng tiềm năng, đã mua hàng và thân thiết để lập kế hoạch kinh doanh trong tương lai.
Các tính năng chính
- Quản lý cơ hội: Quản lý các thông tin cũng như tương tác của khách hàng tiềm năng.
- Các quy trình marketing tự động: Gồm các công cụ tự động giúp tăng tương tác và thuyết phục khách hàng như gửi email cho khách hàng mới, gửi email định kỳ, đăng các tin tức hoặc thông báo mới lên mạng xã hội, …
- Các quy trình kinh doanh tự động: Theo dõi tương tác của khách hàng và tự động thực hiện thực hiện các chức năng kinh doanh được lên kịch bản sẵn để theo dõi và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
- Phân tích và quản trị dữ liệu
Phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là một trong những phần mềm quản lý phổ biến trong doanh nghiệp, ngoài các chức năng kế toán như khai báo thuế, làm báo cáo tài chính… phần mềm kế toán còn giúp doanh nghiệp quản lý được các nguồn doanh thu – chi phí hiệu quả. Từ đó tạo được kế hoạch kinh doanh cũng như quản lý công ty.
Các chức năng chính
- Quản lý thu chi
- Quản lý công nợ
- Quản lý thuế và hóa đơn
- Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước
- Quản lý và tính giá thành sản phẩm, dịch vụ, công trình
- Quản lý lương thưởng
- Báo cáo thuế và tài chính
- Báo cáo quản trị
Để có phần mềm phù hợp, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị thiết kế phần mềm đáng tin cậy. Với nhiều năm kinh nghiệm thiết kế và gia công phần mềm, đặc biệt là trong lĩnh vực hỗ trợ quản lý và sản xuất, IDS Software tự tin mang lại sản phẩm với chất lượng tốt, giá thành hợp lý và dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời.
Đừng ngần ngại liên hệ với IDS Software để tìm ra giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.
